
表計算ソフトの基礎知識
文書情報
言語 | Japanese |
ページ数 | 46 |
フォーマット | |
サイズ | 0.97 MB |
概要
I.Excel の概要
表計算ソフトは、数値を入力すると自動的に計算や части的な計算を行い、便利なソフトウェアです。最初の表計算ソフトウェアは 1979 年に開発され、その後、競争が激化しました。Excel は、Microsoft によって開発された代表的な表計算ソフトウェアであり、日本では情報処理教育においてはあまり紹介されていませんが、必須のソフトウェアです。
1. Excel の概要
Excel とは、数値や文字を入力し、計算やグラフの作成などが行える表計算ソフトウェアです。
2. Excel の基本操作
Excel の基本操作としては、セルの選択、データの入力、計算式の設定、書式の変更などがあります。
3. Excel の関数
Excel には、SUM や AVERAGE などのさまざまな関数が用意されており、複雑な計算を自動化できます。
4. Excel のグラフ
Excel では、数値データをグラフ化して視覚的にわかりやすく表示できます。グラフの種類は、折れ線グラフ、棒グラフ、円グラフなどがあります。
5. Excel の応用
Excel は、予算管理、売上予測、在庫管理など、さまざまな業務で活用できます。
II.Excel の基本操作
Excel のファイルを作成するには、まず新規「ブック 1」を選択します。これを保存する際には名前を変更できます。シートの名前も変更できます。メニューバーには、左から順に「ファイル」「編集」「表示」「挿入」「書式」「ツール」「データ」「ウィンドウ」「ヘルプ」があります。標準ツールバーには、アイコンと名前が表示されており、ほぼ理解できます。シートの右側に「作業ウィンドウ」が表示されます。ここには、「書式パレット」「オブジェクトパレット」「数式パレット」などの機能切り替えアイコンがあります。
1. メニューバーとツールバー
メニューは左から順に「ファイル」 、 「編集」 、 「表示」 、 「挿入」 、 「書式」 、 「ツール」 、 「データ」 、 「ウィ ンドウ」 、 「ヘルプ」があります。 標準のツールバーはアイコンと名称が表示されています。名称を読めば、ほぼ理解できると思います。
2. 作業ウィンドウ
シートの右側に「作業ウィンドウ」が表示されます。 「書式パレット」 、 「オブジェクトパレット」 、 「数式パレット」 、 「スクラップブック」などがあります。
3. セルの書式設定
入力したデータの書式を変更するには、 「書式パレット」 の 「数値」 の項目にある表示形式のメニュー を使用します。 「通貨」を選択すると頭に¥がつきます。
4. ヘルプと操作の取り消し
Excel は色々な使い方ができますが、 「ヘルプ」 をクリックして、検索したいキーワードを入力すると、その文字列を含む項目の一覧が表示されます。
5. セルの入力と編集
セルを選択すると、数式バーの部分に内容が表示されるので、この文字列の変更したい箇所でク リックします。
6. セル範囲の選択
データのコピー、移動、書式設定、グラフの作成などでは、操作の対象になるセルを選択するという 操作が必要です。
7. セルの装飾
フォント名、スタイル、サイズ、文字飾りを変更することができます。 文字がはみ出しているセルを選択し、 「書式」 → 「セル」 → 「配置」を選択し、 「折り返して全体を表示する」にチェックを入れます。
8. 表示倍率の変更
表示倍率の変更は、ツールバーのズームを変更することで 行います。
9. 印刷
通常の印刷はすべてのデータを印刷しますが、一部だけを印刷することもできます。
10. 関数
関数とは特定の計算を自動的に行うために予め準備されている数式のことです。
11. 見出しの固定
表が大きくなってくると、右や下の部分を見るためにスクロールすると、見出しが見えなくなります。 例えば一番上の行を固定するには 2 行目を選択して、 「ウィンドウ」 → 「ウィンドウ枠の固定」を実行すると 1 行 目を固定することができます。
12. 条件にあったデータを表示
住所録で例えば西区の人だけを選択するといったことをするには、オートフィルタを利用します。 「データ」 → 「フィルタ」 → 「オートフィルタ」を選択します。
13. データの並び替え
住所録のようなものは、名前順、電話番号順、郵便番号順など、ある一定の順番で並べ替えられると 便利です。 並べ替えを行いたいフィールドを選択し、ツールバーから「昇順」または「降順」をクリックしま す。
14. 改ページの挿入
選択しているセルの前に改ページを移動することができます。
15. 線や図形を描く
ワークシート上に様々な図形を描画することができます。 「挿入」→「図」→「図形」を選択すると作業ウィンドウがオブジェクトパレットに変わります。
16. 条件付き書式
条件付き書式を利用すると、指定した条件を満たすセルにだけ書式を設定することができます。 「書式」 → 「条件付き書式」を選択します。
17. グラフの作成方法
グラフを作成するときには、グラフにするデータが記入されている範囲を選択して、 「挿入」→「グ ラフ」を選択するか、ツールバーの下の「グラフ」をクリックします。
III.データの入力と編集
セルを選択すると、数式バーに内容が表示されます。ここで修正したい部分を変更できます。セルをダブルクリックすると、その中にカーソルが表示されます。修正したい場所に移動してデータを入力できます。カーソルの前の文字を削除するには [Delete] キーを使用します。[Fn] キーを押しながら [Delete] キーを押すと、カーソルの後の文字を削除できます。
1. セルの入出力
セルのデータを入力するには、セルをクリックしてカーソルを表示させ、データを直接入力するか、クリップボードから貼り付けます。 データの修正は、セルをダブルクリックするか、修正したい箇所でクリックしてカーソルを表示させ、上書きまたは修正を加えます。 カーソルをセルの外側に移動させると、入力したデータがセルに反映されます。
2. セル範囲の選択
複数のセルをまとめて選択するには、ドラッグするか、目的のセル範囲をクリックしながら [Shift] キーを押します。 選択したセル範囲に対して、コピー、移動、書式設定、グラフの作成などの操作を実行できます。
3. データの書式設定
セルのデータの書式を設定するには、[書式] → [セル] を選択し、[セルの書式設定] ダイアログボックスで書式オプションを設定します。 数値の表示形式、フォント、罫線、色などを変更できます。
4. セルの結合と分割
複数のセルを結合するには、結合するセル範囲を選択し、[書式] → [結合と中央揃え] から結合オプションを選択します。 結合したセルを分割するには、結合されているセル範囲を選択し、[書式] → [結合と中央揃え] から分割オプションを選択します。
5. 行と列の操作
行や列の挿入、削除、サイズ変更、移動ができます。 行や列を選択し、[挿入] または [削除] オプションを使用して挿入または削除します。 ドラッグしてサイズを変更したり、メニューからオプションを選択して移動したりできます。
6. シートの作成と削除
新しいシートを作成するには、[挿入] → [新しいシート] を選択します。 シートを削除するには、削除するシートを右クリックして [削除] を選択します。
7. データのソートとフィルタ
データのソートは、列見出しをクリックするか、[データ] → [ソート] を選択して実行できます。 フィルタは、列見出しにあるドロップダウンメニューからオプションを選択して適用できます。
8. 関数の挿入
関数を利用するには、関数の種類を選択し、必要な引数を指定します。 [関数] → [その他の関数] から関数の種類を選択するか、数式バーに [= 関数名(引数)] と入力して挿入します。
IV.セルの範囲選択と操作
データのコピー、移動、書式設定、グラフの作成などでは、操作対象のセルを選択する必要があります。複数のセルをまとめて選択するには、ドラッグします。コピーや移動は途中で Esc キーを押して中止できます。選択したセル範囲の境界線上にカーソルを移動すると、カーソルの形が「手」に変わります。そのままドラッグすると、データの移動ができます。[Option] キーを押しながらドラッグするとコピーができます。
1. セルの選択
複数のセルをまとめて選択するには、ドラッグや [shift] キーを使用して選択範囲を選択します。
2. セルの移動とコピー
選択したセルの範囲は、ドラッグして移動するか、[option] キーを押しながらドラッグしてコピーすることができます。
V.セルの書式設定
入力したデータの書式を変更するには、「書式パレット」の「数値」の項目を使用します。データの書式の変更は、「書式」→「セル」を選択し、「セルの書式設定」の「表示形式」で行うこともできます。また、配置(縦横の位置)、フォントの種類、罫線、色などを変更することもできます。
VI.関数と数式
「オート SUM」アイコンの右のプルダウンメニューから関数を追加できます。また、数式パレットや「挿入」→「関数」からも追加できます。数式でセルを使うときには、番地で表現します。絶対表記は、セルの番地を表すもので、コピーや移動で数式を記入するセルが変わっても、必ずその番地のセルを指します。
1. 関数の種類
関数とは、予め計算を自動的に行うための数式のこと。 Excel では、オート SUM やその他の関数を使用することで、計算やデータ処理を効率化できます。
2. 数式の作成
数式は、セルに半角「 = 」から始まる文字列を記入することで作成できます。 数式には、加減乗除や巾乗などの演算子を利用します。
3. セルの参照
他のセルで入力した値を使用する場合は、セルの番地を使って参照します。 セル番地は、列の英字と行の番号を組み合わせたもので、相対表記と絶対表記があります。
4. エラー処理
数式にエラーがあると、セルにエラーメッセージが表示されます。 エラーの内容は、セルの左上のエラーインジケータをクリックすると確認できます。
5. ウィンドウの表示変更
ウィンドウを分割して表示することで、離れた位置にあるセルを同時に編集できます。
6. データの並べ替え
住所録などのデータを並べ替えることで、特定の順序で表示できます。 並べ替えは、ツールバーの「昇順」または「降順」ボタンをクリックすることで実行できます。
7. グラフの作成
数値データを表すグラフを作成することで、視覚的にわかりやすく表示できます。 グラフの作成は、ツールバーの「グラフ」ボタンをクリックすることで実行できます。
VII.データの並べ替えとフィルタリング
データの並べ替えは、対象フィールドを選択してツールバーから「昇順」または「降順」をクリックします。特定のフィールドで選択したい場合は、オートフィルタを利用します。住所録のようなものは、ある一定の順番で並べ替えられると便利です。
1. データの並べ替え
住所録のようなデータは、名前順、電話番号順、郵便番号順などに並べ替えることで便利になります。Excelでは、並べ替えたいフィールドを選択し、ツールバーから"昇順"または"降順"をクリックすることで、簡単に並べ替えられます。
2. データのフィルタリング
住所録で西区の人だけを選択するなどのフィルタリングを行うには、オートフィルタを使用します。特定のフィールドで選択したい場合は、そのフィールドを選択し、"データ"→"フィルタ"→"オートフィルタ"を選択します。すると、選択したフィールドの上に三角マークのプルダウンメニューが現れるので、クリックして表示したいデータを選択すれば、選択したデータだけを表示できます。
VIII.グラフの作成
グラフを作成するには、グラフにするデータが記入されている範囲を選択して、「挿入」→「グラフ」を選択します。グラフの形を選びます。書式パレットに「グラフオプション」が表示されます。そこで、グラフのタイトル、軸、目盛線、ラベル、凡例などを変更できます。
1. グラフの作成
数値をグラフ化することで、全体の傾向を視覚的に把握できます。グラフの作成は、対象データを範囲選択して「挿入」→「グラフ」から行います。
IX.その他
条件付き書式を利用すると、指定した条件を満たすセルにだけ書式を設定することができます。改ページの位置の調整は、「挿入」→「改ページ」を選択します。線や図形を描くには、「挿入」→「図」→「図形」を選択します。
1. 設定条件付き書式
指定した条件を満たすセルにのみ書式を設定できます。条件付き書式を設定したいセルを選択し、[書式] → [条件付き書式] を選択します。条件を選択し、基準にする数値を入力し、書式をクリックし、[フォント]、[罫線]、[パターン] を設定します。OK を押すと、条件を満たすセルには指定した書式が反映されます。
2. グラフの作成方法
グラフを作成するときには、グラフにするデータが記入されている範囲を選択して、[挿入] → [グラフ] を選択するか、ツールバーの下の「グラフ」をクリックします。次にグラフの形を選び、書式パレットの「グラフオプション」で、グラフのタイトル、軸、目盛線、ラベル、凡例を変更できます。
3. グラフ内の目盛の変更
グラフ内の目盛を変更したい場合は、目盛についている数値をダブルクリックすると、[軸の書式設定] ウィンドウが開きます。そこで、目盛の最小値、最大値、間隔などを好みに合わせて(グラフの意図に合わせて)変更することができます。
4. その他
セルに数値が入っているかどうかを判定するには「isnumber」関数を利用します。この関数は、数値が入っていれば真、そうでなければ偽を返します。この関数を使って、入金欄と出金欄のどちらにも数値が入っていなければ、空文字("":ダブルクォートを続ける)を出力するようにする。