介護給付費電子請求の手引き

このセクションでは、介護保険給付費のインターネット請求における基本的な流れと、電子請求受付システムの利用方法について説明しています。事業所は、国保中央会介護伝送ソフトまたは市販の請求ソフトを使用して請求情報を作成し、電子請求受付システムを通じて国保連合会に送信します。新規事業所は「様式１－１①」、平成26年8月以前に「介護給付費等の請求と受領に関する届」を提出済みの事業所は「様式１－１②：インターネット請求申請書」を提出する必要があります。静岡県国保連合会では、これらの様式を用いてインターネット請求手続きを行います。送信された請求情報は、電子請求受付システムで審査され、事業所はシステムから支払額の決定通知書等を取得します。 システム利用には、ユーザIDとパスワード、そして電子証明書が不可欠です。 代理人に請求事務を委任する場合は、電子証明書は不要です。 証明書発行手数料は、支払額と相殺されます。 システム上での申請状況確認、発行依頼登録、そして必要に応じて申請の却下といった手続きも含まれています。 国保連合会は、専用認証局で証明書を発行し、代理人への通知もシステム上で行われます。代理人が一枚の証明書で扱える事業所数は最大100事業所までと制限があり、それを超える場合は別途ユーザIDと証明書が必要になります。未提出書類や不備を修正する際の再提出も、この流れの中で考慮すべき点です。

このセクションは、介護保険請求における代理請求制度について説明しています。同一事業者が複数事業所を運営している場合、本店などが複数事業所の請求を一括して行う代理請求が可能です。また、複数県にまたがって事業所を運営する場合も、各都道府県の国保連合会に代理人情報登録申請を行うことで代理請求が利用できます。代理人登録申請を行うと、代理人は毎月事業所に代わって請求事務を行い、支払額決定通知書などの通知文書を取得して事業所に渡します。代理請求を行う場合、事業所自身は請求を行うことができなくなります。代理人申請には、代理人申請電子請求受付システムを使用し、『代理人登録申請書(新規)[様式４－１]』、『代理請求申請書(新規・追加・委任期間変更)[様式４－２]』、『委任状[様式４－３]』、『代理請求申請書類送付状[様式４－５]』、『提出書類チェックシート[様式４－６]』といった様式が必要となります。これらの書類に必要事項を記入し、印鑑証明書、登記簿謄本、または住民票を添付して国保連合会に提出します。複数県に事業所がある場合は、それぞれの都道府県の国保連合会に申請を行う必要があります。 代理人情報は、代理人申請電子請求受付システムで登録・変更・削除が行われます。 代理人ユーザIDの通知取得、証明書発行、そして振込といった具体的な手続きも含まれており、振込時には代理人のユーザIDを振込人名に記入する必要があります。

このセクションでは、代理請求の申請手続きについて詳細な手順を説明しています。代理人情報は、代理人申請電子請求受付システムの「代理人情報届出」画面で登録します。 法人名変更など、代理人情報の変更が必要な場合、新しい法人名で新規登録申請を行う必要があります。この際、旧法人名での代理請求の委任期間変更申請を行い、事業所と代理人との間で新しい法人名での代理人契約を締結する必要があります。委任期間の重複には注意が必要です。申請書類には委任状[様式４－３]が含まれ、委任元事業所の印鑑と介護給付費等の請求及び受領に関する届[様式１－１①]またはインターネット請求申請書[様式１－１②]の印鑑の比較が行われます。そのため、これらの届が提出されるまでは申請書類の確認はできません。 代理人申請電子請求受付システムへのアクセスを容易にするために、デスクトップへのショートカットの作成が推奨されています。申請書類の不備があった場合は、修正・追記の上、再提出する必要があります。 国保連合会は申請内容を確認し、承認または却下を行います。代理人情報の削除を行う場合は、代理請求期間が終了し、通知文書がすべて取得済みであることを確認する必要があります。 委任期間の変更も同様で、委任状の再提出を含む手続きが必要です。 申請書類の提出、内容確認、そして国保連合会による最終的な承認といった一連の流れが詳細に説明されています。

電子証明書は、インターネットによる介護保険給付費の請求と、支払額決定通知書などの通知文書の取得に必須です。事業所は、国保連合会から通知されたユーザIDと証明書発行用パスワードを用いて、電子請求受付システム上で証明書発行申請を行います。申請前に、必要に応じて電子請求受付システムから証明書発行にかかる費用の見積書[様式２－１]を取得することも可能です。 証明書発行手数料は介護給付費等の支払額と相殺されるため、画面に表示される「電子証明書発行手数料の納入に関する同意書」を確認し、同意の上で手続きを進めます。証明書発行申請は、「介護給付費等の請求及び受領に関する届」でインターネット請求が選択されている事業所、または「インターネット請求申請書」を提出済みの事業所が対象となります。国保連合会は申請内容を審査し、ユーザID、仮パスワード、証明書発行用パスワードを発行します。証明書発行手数料の残高がある場合は、証明書の発行申請を行うことができません。 代理人に請求事務を委任する場合は、電子証明書の取得は不要です。 証明書は、請求を行うパソコンにインストールする必要があり、インストールされていないパソコンでは請求や通知文書の取得はできません（テスト請求は可能です）。 各事業所または代理人ごとに証明書が必要で、有効期間は3年間、発行手数料は介護保険証明書が13,200円、介護・障害共通証明書が13,900円です。

電子証明書の有効期限は3年間であり、有効期限終了日は電子請求受付システムの【証明書】画面に表示されます。 ただし、表示されている日付（例：2015/11/01）は23:59:59まで有効である点に注意が必要です。有効期限が切れる90日前には、『証明書期限切れ事前通知[様式７－２]』が電子請求受付システムでお知らせとして通知されます。 有効期限切れ前に、新しい証明書の発行申請を行う必要があります。 有効期限内であれば、電子請求受付システムから証明書を再ダウンロードして、請求を行うパソコンにインストールできます。しかし、証明書発行用パスワードを紛失した場合、ダウンロードした証明書をインストールすることができません。この場合は、証明書発行用パスワードの再発行を行い、新しい証明書を発行する必要があります。 電子証明書が不要になった場合（事業所廃止など）、または証明書を紛失した場合には、国保連合会に証明書の失効を依頼する必要があります。都道府県からの依頼となる場合もあります。

ユーザIDやパスワードを紛失した場合、国保連合会に電話連絡して仮パスワードの再発行を依頼します。国保連合会は、登録内容と照合して本人確認を行い、本人確認が済んだ場合に仮パスワードを再発行し、事業所宛に通知します。同様に、証明書発行用パスワードを紛失した場合も、電子請求受付システムから再発行依頼を行うことができます。 これらのパスワードの再発行手続きは、システム上で行われ、再発行されたパスワードを用いて、証明書の再発行や、システムへのアクセスを再開することが可能になります。パスワード管理には十分な注意が必要です。

代理請求を行うためには、まず代理人登録申請を行う必要があります。代理人は、代理人申請電子請求受付システムから必要な書類（『代理人登録申請書(新規)[様式４－１]』、『代理請求申請書(新規・追加・委任期間変更)[様式４－２]』、『委任状[様式４－３]』、『代理請求申請書類送付状[様式４－５]』、『提出書類チェックシート[様式４－６]』）をダウンロードします。 これらの書類に必要事項を記入し、押印の上、印鑑証明書、登記簿謄本、または住民票を添付して、該当する国保連合会に提出します。複数の国保連合会に登録が必要な場合は、それぞれに提出する必要があります。 提出された書類は国保連合会で内容確認が行われ、不足事項や不備があれば、代理人へ修正・再提出の依頼が行われます。申請内容に不備がなければ、国保連合会は申請を承認し、代理人へユーザIDと証明書発行用パスワードが通知されます。 代理人は、請求に使用するパソコンの設定を行い、代理人申請電子請求受付システムへのアクセスを容易にするために、デスクトップにショートカットを作成することを推奨しています。 インターネット接続環境の準備も必要不可欠です。 代理人登録後、法人名変更などが発生した場合、新しい法人名で代理人の新規登録申請が必要になります。この場合、旧法人名での委任期間変更申請と、新しい法人名での代理人契約の締結が必要となります。委任期間の重複には注意が必要です。

代理人登録後、代理人情報は代理人申請電子請求受付システムの【代理人情報届出】画面で登録、変更、削除できます。届出時には、メールアドレス、制度、登録対象都道府県、委任事業所の事業所番号、ユーザIDを入力します。 代理人情報の変更、特に法人名変更が発生した場合は、事業所と代理人の代理人契約の変更を伴い、新しい法人名による代理人の新規登録申請が必要になります。この場合、旧法人名での代理請求の委任期間変更申請を行う必要があります。 委任期間の変更申請を行う前には、事業所は代理人と締結している代理人契約の委任期間を変更しておく必要があります。委任期間の変更や削除を行う際には、委任状[様式４－３]の再提出が必要になる場合があります。 代理人情報の削除は、当該代理人の代理請求期間(委任期間)が終了し、かつ通知文書がすべて取得済みになっていることを確認してから行う必要があります。 国保連合会は、提出された書類と入力内容に不備がないか確認を行い、不備があれば代理人に修正・再提出を依頼します。 申請書類の確認内容は、「表２－４ 申請書類の確認内容」を参照してください。

代理請求において、事業所または代理人は、請求ソフト等を用いて請求情報を作成し、サービス提供翌月の10日までに電子請求受付システムに送信します。 請求情報が正常に受付されると、【到達確認】画面に「正常に到達しました。」と表示されます。形式チェックでエラーとなった場合は、誤りを修正して再送信します（受付期間に間に合わない場合は翌月送信）。 代理人は、支払方法を振込と選択した場合、『請求書[様式２－２]』に印刷された振込先に対して、金融機関で振込みを行います。この際、振込人名には代理人のユーザIDを記入する必要があります。 代理人は、毎月事業所に代わって請求事務を行い、支払額決定通知書などの通知文書を取得し、事業所に受け渡します。 代理人申請電子請求受付システムでは、「仮パスワード」の再発行や、「電子請求代理人登録結果に関するお知らせ[様式１－３]」の出力、代理人への通知といった機能も提供されています。 代理人による請求の場合でも、過誤申し立てや再審査申し立てといった手続きは必要に応じて行われます。

事業所または代理人は、支給決定者に対してサービスを提供した場合、請求ソフト等に請求情報を入力し、サービス提供翌月の10日までに、インターネットを通じて国保連合会（電子請求受付システム）に送信します。送信する請求情報の種類は、資料に記載されている通りです。 電子請求受付システムで請求情報が正常に受付されると、【到達確認】画面に「正常に到達しました。」と表示されます。 請求ソフトの使用は、国保中央会介護伝送ソフトだけでなく、市販の請求ソフトも利用可能です。 静岡県国保連合会では、新規事業所の初回請求からインターネット請求を行う場合は「様式１－１①」を使用し、平成26年8月以前に『介護給付費等の請求と受領に関する届』を提出済みの事業所がインターネット請求に変更する場合は、「様式１－１②：インターネット請求申請書」の変更届が必要です。

請求情報送信後、形式チェックでエラーが発生した場合、事業所または代理人はエラー内容を確認し、誤りを修正した上で、国保連合会（電子請求受付システム）に再送信します。受付期間に間に合わない場合は、翌月送信となります。 再送信手続きは、エラー発生箇所の修正と再送信というシンプルな流れですが、期間内に処理を完了させるための迅速な対応が求められます。 エラーの種類や修正方法は、使用している請求ソフトによって異なる可能性があり、それぞれのソフトのマニュアルなどを参照する必要があるかもしれません。 システム側のエラーの可能性も考慮する必要があり、その場合は国保連合会への問い合わせが必要となる場合があります。

請求処理において、返戻、過誤、再審査といった事案が発生する可能性があります。これらの処理については、資料の3.2節「返戻、過誤、再審査等請求処理」に記載されています。 特に、過誤申し立ては、請求明細書の記載誤りなどによって、実際のサービス提供実績と異なる金額の支払いが行われた場合に行われます。支払決定済みの請求のみ取消が可能です。 過誤申し立てを行う際は、保険者にその旨を連絡し、国保連合会に過誤申し立てを行うよう依頼する必要があります。 再審査申し立てや返戻時の再請求についても、同様の連絡と手続きが必要となるでしょう。 これらの請求処理に関する詳細な手順や必要な書類などは、別途問い合わせ先等を通じて確認する必要があります。