介護記録アプリ操作マニュアル

サービス利用開始前に、レセプト機能を用いて利用者と職員の情報を登録する必要があります。利用者登録の手順は文書に詳細に記載されており、職員情報の入力も必須項目（*印付き）に従って行います。入力後、画面の指示に従って情報の確認と登録完了を行います。この初期設定は、アプリの円滑な運用に不可欠です。正確な情報の登録は、後の記録業務やレセプト処理の精度に直結するため、細心の注意を払って行うことが重要です。特に、必須項目の漏れがないように確認することが重要です。登録が完了すると、アプリの主要機能を利用できるようになります。この登録作業は、システム利用開始前に一度だけ行えば良い、基本的な設定作業です。

iPadへのアプリのインストールとアップデート手順についても、文書には詳細な説明が記載されています。iPadのホーム画面からアプリを起動し、ユーザIDとパスワードを入力してログインします。ログイン後には、4桁の暗証番号を設定する必要があります。この暗証番号は、アプリの再起動や切り替え時などに必要になります。セキュリティ対策として、暗証番号の設定は必須です。ログイン後は、利用者一覧や各種記録画面にアクセスできます。ユーザIDとパスワードは、通所リハビリテーション施設に紐づいたものを使用します。安全なパスワード設定と、ID・パスワードの管理を徹底することが重要です。万が一、暗証番号を忘れた場合は、アプリを再起動し、暗証番号入力画面でリセット操作を行うことで、新しい暗証番号を設定できます。

アプリには、ナンバーロック機能として4桁の暗証番号設定があり、セキュリティを強化しています。アプリの再起動や切り替え時には、この暗証番号の入力が求められます。その他、利用者一覧表示、インデックス機能（利用者一覧のスクロール）、お知らせボタン（カイポケからの通知確認）、同期ボタン（データの再送信、レセプト更新後の画面更新）といった主要な機能ボタンが用意されています。同期ボタンは、レセプトの予定を更新した際に、画面を最新の状態に更新するために使用します。また、登録に失敗したデータの再送信にも利用できます。これらの機能は、アプリの使いやすさとデータ管理の効率化に貢献しています。特に、同期ボタンはデータの整合性を保つ上で重要な役割を果たします。

この機能では、PCからアップロードされた様式ファイルの確認がタブレット上で行えます。PCで作成・管理された様式を、タブレットでも確認できることで、情報共有がスムーズになり、現場での業務効率化に繋がります。PCとタブレット間の情報連携を強化し、紙媒体の利用を減らすことで、業務のデジタル化を促進します。様式ファイルの確認は、利用者情報に関連する重要な情報確認を行う上で必要となるため、スムーズなアクセスと確認が重要となります。この機能によって、紙媒体の配布や管理の手間を省き、より効率的な情報共有を実現できます。

本アプリでは、利用、入浴、集団リハ、レク、食事、水分、おやつ、処置といった様々な記録業務に対応しています。各記録項目において、リスト表示による確認、編集、削除、新規登録といった機能が提供され、日々の記録業務を効率的に行えます。各記録は、リスト形式で一覧表示され、編集や削除も容易に行えます。新規登録ボタンから新たな記録を作成することも可能です。編集・削除ボタンを使用することで、誤った記録を修正したり、不要な記録を削除したりできます。これらの記録機能は、日々の業務において不可欠であり、正確で迅速な記録が求められます。このアプリは、これらの記録業務を効率化し、正確性を高めるためのツールとして機能します。

TOPページに表示される利用者リストを、来所時間（午前／午後）で絞り込む機能があります。この絞り込み機能は、業務の効率化に役立ちます。例えば、午前中の利用者だけを表示することで、午前中の業務に集中できます。来所時間以外の条件による絞り込み機能は、この文書からは確認できません。この絞り込み機能によって、必要な情報に素早くアクセスでき、業務効率の向上に繋がります。利用者数が多い施設では特に効果を発揮し、業務の迅速化、正確性の向上に貢献します。この機能は、利用者の情報管理を効率化するための重要な設定です。

タブレットで登録した介護記録情報をもとに、連絡帳を作成し、一括印刷することができます。この機能により、紙ベースでの連絡帳作成の手間を省き、効率化を図れます。指定した条件に合致する連絡帳を一括で印刷できるため、大量の連絡帳作成も容易に行えます。連絡帳の作成は、保護者や関係者への情報伝達において重要な役割を果たします。この機能によって、連絡帳の作成時間を大幅に短縮でき、より重要な業務に時間を割くことができます。正確な情報の迅速な伝達は、利用者へのケアの質向上に繋がります。

本アプリは、利用、入浴、集団リハビリテーション、レクリエーション、食事、水分補給、おやつ、処置といった、通所リハビリテーション施設における様々な日々の介護記録を効率的に管理するための機能を提供しています。各記録項目はリスト形式で表示され、新規登録、編集、削除が容易にできます。一日分の記録を一括で確認できるだけでなく、個々の記録項目を詳細に編集・修正することも可能です。 この機能は、記録業務の迅速化と正確性の向上に大きく貢献します。紙媒体による記録から脱却することで、記録の紛失や破損のリスクを軽減し、データの管理を容易にします。さらに、記録内容の検索や分析なども容易になり、施設運営の改善に役立つ情報を得ることができます。 各記録項目へのアクセスも直感的で、スムーズなデータ入力を実現します。職員の負担軽減と、より質の高い介護サービス提供に繋がる設計となっています。

本アプリはレセプトシステムとの連携を重視しており、記録されたデータはスムーズにレセプト処理に反映されます。利用登録情報と実績の件数に不一致が生じた場合、アプリの同期ボタンを押下することで、カイポケへのデータ送信を再試行できます。通信状況によってはデータが正しく送信されない場合があり、その際にはこの機能が有効です。 この同期機能によって、リアルタイムに近いデータ連携を実現し、レセプト業務の効率化に貢献します。データの不整合による遅延やミスを最小限に抑え、正確な請求処理をサポートします。 また、レセプト側で予定が更新された場合も、同期ボタンを押すことでアプリの画面を更新できます。常に最新の情報に基づいた業務を行うことができます。データの整合性を維持し、正確な記録とスムーズなレセプト処理を行う上で、この同期機能は非常に重要です。

記録保存時にエラーが発生した場合、アプリのTOP画面に表示されるエラーリストを確認する必要があります。エラーがあれば、該当する介護記録の内容を修正し、再度保存を試みます。エラーが解消しない場合は、通信状況を確認し、TOP画面の同期ボタンをタップすることで、介護記録データの再送信が可能です。 エラー発生時の具体的な対処法が提示されているため、利用者は迅速に問題解決に取り組むことができます。このエラー処理機能は、データの整合性を保ち、記録の信頼性を維持する上で重要な役割を果たします。 スムーズなデータ管理と業務継続性を確保するために、エラー処理手順の明確化は不可欠です。利用者は、この機能を通して、安心して記録業務に取り組むことができます。

PC版カイポケでは、タブレットアプリと同様の設定変更が可能です。タブレットで設定を編集し、「マイ設定」として保存することで、その設定内容をPC版カイポケで利用できます。タブレットで「マイ設定」を保存後、PC版カイポケで「設定」欄から保存した設定を選択することで、タブレットとPC間で設定内容を同期させることができます。この機能により、タブレットとPCで同一の設定を使用することができ、作業効率の向上に繋がります。設定内容は、TOP画面に表示する列、リハビリメニュー、利用者表示の絞り込み条件など多岐に渡ります。これにより、複数の端末で一貫性のある運用が可能になり、データの整合性を維持しやすくなります。設定の変更は、PC版カイポケ上でも行うことが可能です。タブレットとPC、どちらからでも設定の変更や保存、適用が行えるため、利用者の利便性が向上します。

PC版カイポケの「加算チェック」タブから、加算一覧を表示し、利用者毎の算定状況を確認できます。加算の算定状況を一覧で確認できるため、請求業務における漏れやミスを防ぐことができます。各利用者の加算状況を個別に確認できるため、正確な請求処理に役立ちます。 この機能は、レセプト作成における重要なステップであり、正確な加算計算を行うことで、施設の収益管理に貢献します。 また、様式を作成する必要がある場合は、「加算チェック」タブから対象の様式欄の作成リンクをクリックし、Excel形式のテンプレートをダウンロードできます。ダウンロードしたテンプレートに必要事項を入力後、カイポケにアップロードすることで、様式を完成させます。この機能によって、様式作成の手間を省き、業務効率の向上に繋がります。様式作成の効率化は、請求業務全体の効率化に大きく貢献します。

PC版カイポケでは、「様式一覧」タブから、様式A～Fや介護予防通所リハビリテーション計画書の作成状況を確認できます。作成状況が一目でわかるため、様式作成の進捗管理に役立ちます。 作成状況の把握により、必要な様式を作成漏れなく作成できます。この機能は、請求業務の円滑な進行に不可欠です。また、PC版カイポケでは、タブレットで登録した介護記録情報に基づいて連絡帳を作成し、一括印刷することも可能です。指定した条件に合致する連絡帳を一括印刷できるため、大量の連絡帳作成も容易に行えます。 この連絡帳機能により、保護者や関係者への情報伝達が効率化され、業務の負担を軽減します。 迅速かつ正確な情報伝達は、利用者へのケアの質向上に繋がります。様式一覧と連絡帳機能は、PC版カイポケの重要な機能であり、請求業務と情報伝達を効率的に行うために不可欠なものです。

アプリケーションが起動せず、「信頼されていないエンタープライズ開発元…」といったメッセージが表示される場合、iPadの設定を変更する必要があると記載されています。具体的な設定変更手順はFAQには記載されていませんが、iPad側の設定を確認・変更することで解決できる可能性を示唆しています。これは、アプリのインストールやセキュリティ設定に関連する問題であると考えられます。利用者は、iPadのセキュリティ設定を確認し、必要であればアプリの信頼性を設定する必要があります。この問題への対処法は、iPadの操作方法に関する知識を必要とするため、サポートが必要な場合もあるでしょう。FAQでは、この問題解決のための具体的な手順は提示されていませんが、iPadの設定を確認・変更することで解決できることを示しています。

利用登録の件数と実績の件数が一致しない場合、通信状況が悪く、カイポケにデータが正しく通知されていない可能性があると説明されています。この問題への対処法として、アプリの同期ボタンを押下することが推奨されています。それでも解決しない場合は、問い合わせを行うように促しています。これは、ネットワーク環境やサーバー側の問題が原因である可能性を示しています。同期ボタンを押下することで、未送信のデータを送信し、データの不整合を解消できる可能性があります。しかし、それでも問題が解決しない場合は、システムエラーやネットワーク障害の可能性も考えられるため、カスタマーサポートへの連絡が推奨されています。この問題は、データの正確性を維持する上で非常に重要であり、迅速な対応が求められます。

記録したい介護サービス項目がTOP画面から消えている場合は、設定画面の「表示列設定」を確認する必要があります。「表示しない」にチェックが入っていると、TOP画面に表示されなくなるためです。これは、アプリの設定ミスが原因である可能性を示しています。設定を確認することで、問題を迅速に解決できる可能性があります。また、保存時にエラーが発生した場合、TOP画面のエラーリストを確認し、該当する介護記録の内容を修正して保存する必要があります。エラーがない場合は、通信状況を確認の上、「同期ボタン」をタップしてデータの再送信を行うことが推奨されています。このエラー処理に関する記述は、問題解決のための具体的な手順を示しており、利用者にとって有益な情報です。エラーの内容によって対処法が異なるため、エラーメッセージを確認し、適切な対応を取る必要があります。通信状況の確認も重要であり、ネットワーク環境の問題が原因である可能性も考慮すべきです。

暗証番号を忘れてしまった場合は、アプリケーションを再起動し、暗証番号入力画面で右上の「リセット」をタップします。その後、ログイン画面が表示されるのでログインし、新たに暗証番号を設定する必要があります。これは、セキュリティ上の問題への対応策として、パスワードのリセット機能が提供されていることを示しています。再起動とリセットボタンの操作は比較的容易な手順です。この手順に従うことで、利用者はパスワードを再設定し、アプリへのアクセスを再開できます。 この機能は、利用者がパスワードを忘れた場合でも、アプリへのアクセスを継続できるよう配慮されていることを示しています。セキュリティと利便性のバランスが考慮された設計となっています。