開講機関向けログイン＆設定ガイド

開講機関は、知の市場事務局から提供されたIDとパスワードを用いて、http://www.chinoichiba.org/manage/ にアクセスします。 ログイン後、共通受講システム内の情報修正や個人情報の閲覧が可能になります。 IDとパスワードは開講機関ごとに異なり、複数の開講機関で開講する場合は、それぞれ異なるIDとパスワードを使用する必要がある点に注意が必要です。 なお、機関URL欄と機関PDF欄は現在使用されていません。

ログイン後、IDとパスワードの管理、取扱いには十分な注意が必要です。システムのセキュリティ確保のため、一定時間操作がないとシステムは自動的にタイムアウトします。タイムアウト後は、ログアウト状態となり、再度ログインするか、画面を更新（再読込み）する必要があります。このタイムアウト時間は、利用者への注意喚起として、最初の講義で明示的に伝えることが推奨されます。

作業を中断する場合は、必ずログアウト処理を行うことを推奨します。 ログアウトせずに放置すると、システムがタイムアウトし、作業できなくなる可能性があります。 作業できなくなった場合、一旦ログアウトした後、再度ログインするか、画面の更新ボタンをクリックして再読込みを行うことで、作業を再開できます。 IDとパスワードを安全に管理し、不正アクセスを防ぐためにも、ログアウト操作を確実に行うことが重要です。

開講機関は、システムの『マスタメンテナンス』機能を用いて、機関の基本情報を登録・管理します。具体的には、機関名、機関略称、管理者ID、パスワードの設定・確認を行います。IDは20文字以内、パスワードは5文字以上20文字以内で設定し、定期的な変更が推奨されています。 これらの情報は正確に入力し、管理することが、システムの円滑な運用に不可欠です。 管理者IDとパスワードの適切な管理は、不正アクセス防止の観点からも非常に重要です。

受講者募集開始前には、申込受付、受講申込受理、受講申込不受理または開講中止の3種類の自動送信メールを設定する必要があります。特に申込受付メールは、応募申込と同時に自動返信されるため、募集開始前に必ず設定しておくことが重要です。 受講申込受理メールは受講票を兼ねているため、内容の正確性も重要になります。 受講申込不受理メールは、開講機関が受講受付画面から該当ボタンを押下することで自動送信されます。 自動送信メールの文面はGuide4-3～Guide4-5を参考に作成し、変更が必要な場合は知の市場事務局と協議します。 受付番号と受講番号は異なる点にも注意が必要です。

受講科目応募申込にあたり、応募者に対して事前に確認または了解を得る必要がある開講機関ごとの遵守事項は、科目申込規約に入力します。応募資格に制限を設ける場合も同様にこの欄に記載します。 科目申込規約にURLを引用する際は、知の市場ホームページのURLではなく、開講機関ホームページのURLを指定する必要があります。 例として、東京知の市場の科目申込規約では、「知の市場」および開講機関である東京知の市場のホームページにある理念と運営に賛同し、活動実績や講座の概要と開講科目を理解し、応募受講条件や応募方法に関する諸規定を了承し、全て自己責任であることを承知した上で受講科目応募申込を行う旨が記載されています。

システムへのシラバス登録は、連携機関と講師を講師マスタに登録した後に行います。既存のIDとパスワードを持つ場合はそれを使用しますが、新規取得すると過去のデータ閲覧ができなくなります。 シラバスは自動登録（アップロード）が基本ですが、登録内容に変更があった場合は個別に修正が必要です。シラバスのファイル形式や命名規則（例：2013CT541.pdf）についても、システムの仕様に従う必要があります。講師名はスラッシュまたは改行で区切って3名まで自動登録可能で、4名以上の場合は手動登録が必要です。講義日時のフォーマットにも注意が必要です（例：○:○～○:○、○○/○○/○○）。

共通受講システムでは、開講機関が担当する全科目の応募者（受理済、不受理を含む）の情報を閲覧できます。登録者一覧から、応募者のID、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの個人情報を確認できます。さらに、氏名欄をクリックすることで、応募者の過去の受講状況も確認可能です。 受講状況は「申込中」「受理済み」「不受理」の3つのステータスで表示され、それぞれの状況に応じた応募者リストをダウンロードできます。 修了者リストも同様にダウンロード可能です。

開講機関は、共通受講システムを通じて、応募者および受講者へ3種類の方法で連絡を行うことができます。1つ目は科目お知らせ欄で、科目に関する連絡に使用します。2つ目はログイン時メッセージで、受講者ログイン時にポップアップ表示されるため、重要な連絡に適しています。3つ目は、お知らせ登録で、知の市場事務局からの連絡に用いられます。 科目お知らせ欄は、全15回の講義を通して同じ情報が表示されます。新しいお知らせを追加する際は、以前のお知らせを削除する必要があります。 ログイン時メッセージは、短期間で確実に確認してもらいたい連絡に適しており、必要なくなれば削除できます。

受講者からIDやパスワードに関する問い合わせがあった場合、まず受講者自身でのID・パスワードの確認、重複登録の有無を確認します。 それでも解決しない場合は、知の市場事務局への連絡を指示します。この際、本人確認のため、ID、氏名、自宅住所、自宅電話番号、生年月日を登録メールアドレスから送信するよう指示します。 問い合わせ者は知の市場事務局に連絡し、事務局が対応します。この対応手順は、受講者の個人情報保護とスムーズな問題解決のため、正確に理解し、運用することが重要です。

最終講義の3週間前までに、最終レポート課題を共通受講システム上に掲載します。 提出期限は最終講義後2週間と設定します。 この期間内に、受講生は最終レポートを提出する必要があります。 課題の明確な提示と提出期限の周知は、受講生のレポート作成を円滑に進める上で非常に重要です。 期日までにレポートが提出されない場合、適切な対応が必要となります。

最終レポート提出期限後、取りまとめ者（担当者）は2週間以内に採点を完了し、採点結果を共通受講システム（連携機関・講師用）に入力します。 入力された採点結果は、講師ログイン画面からは修正できません。 修正が必要な場合は、講師から修正内容を確認後、開講機関が、開講機関ログイン画面から修正を行う必要があります。 出席点と最終レポート点の比率を変更する必要がある場合は、合計点を直接入力する必要があります。 採点結果の正確性と修正プロセスの明確化が、公平な評価を行う上で重要となります。

取りまとめ者が連携機関・講師ログイン画面から入力し確定した採点結果は、共通受講システム上に表示されます。 レポート入力内容と講師からのフィードバックも確認できます。 最終レポートファイルは、アイコンをクリックすることでダウンロード可能です。 採点結果に誤りがあった場合、または判定を変更する必要がある場合は、開講機関がログイン画面から修正し、確定する必要があります。 この修正プロセスにおいて、講師からのフィードバックを参考に、正確な採点結果を反映することが重要です。

開講機関は、採点結果が確定した後、採点表、修了者リスト、受講修了証を作成し、知の市場事務局に送付します。 事務局での確認後、修了証が返却され、開講機関は修了者に受講修了証を発行します。 前期科目は9月上旬まで、後期科目は3月上旬までに発行が完了するよう、スケジュール管理を行う必要があります。 このプロセスにおける事務局との連携が、修了証発行の円滑な進行に不可欠です。

受講者からレポート提出ができないという問い合わせがあった場合、システムのタイムアウトが原因である可能性があります。知の市場共通受講システムはセキュリティのため約20分でタイムアウトするため、一定時間操作しないとタイムアウトします。 そのため、受講生には、ワードなどの他のソフトでレポートを作成し、ログイン後にコピー＆ペーストで提出するなどの対処法を事前に周知する必要があります。 タイムアウト後はログイン画面に戻るため、改めてログインして作業を再開するよう指示する必要があります。講師からのコメント入力についても同様のタイムアウト問題が発生する可能性があり、注意が必要です。

受講者から講義資料をダウンロードしても表示されない、または印刷できないという問い合わせがあった場合、受講者のPC環境がシステムの対応環境を満たしているかを確認する必要があります。 また、講義資料が正しくシステムに掲載されているか、ファイル名が半角英数字で適切に命名されているかも確認する必要があります。 もし、資料が掲載されていない、もしくはファイル名に問題がある場合は、修正の上で再掲載する必要があります。システムが対応しているPC環境、OS(Windows8以前のバージョンとMac)、ブラウザ(Google Chrome、Internet Explore、Fire Fox)を事前に受講者に周知することが重要です。

応募者、受講者、講師からマニュアルが見つからないという問い合わせがあった場合、知の市場ホームページに掲載されているマニュアルへのアクセス方法を指示する必要があります。応募者と受講者用のマニュアルはホームページ上部の「共通受講システム（受講者登録）」ページに、講師用のマニュアルは下部の「講師用」ページに掲載されています。 講師用ページはロックされているため、ユーザー名とパスワードは開講機関で確認する必要があります。 マニュアルへのアクセス方法を明確に伝え、必要に応じてサポートを提供することが重要です。 2015年6月現在、共通受講システムはパソコンのみ対応であることを明記する必要があります。