電子請求受付システム操作マニュアル

電子請求受付システムの動作環境は、Microsoft® Windows® 7 Starter、Home Premium、Professional、Enterprise、Ultimateエディション(Service Pack 1)の日本語版(32ビットおよび64ビット)に限定されます。他のOSやブラウザでは動作保証されません。特に、Windows 7 Starterエディションは、小型ノートPCでの限定利用を想定しており、システムに必要な画面解像度が確保できない可能性があるため、注意が必要です。システム利用開始前に、信頼済みサイトおよびセキュリティ設定を行う必要があります。設定方法は、電子請求受付システム導入マニュアル(事業所編)3.1.3節を参照してください。これらの要件を満たしていない環境では、システムが正常に動作しない可能性があり、予期せぬエラーが発生する可能性があります。動作環境に関する詳細は、マニュアルを参照して、システムを正しく使用するための準備を整えてください。

システムのアップデート確認は、メニューバーの『アップデートの確認』から行います。この操作により、電子請求受付システムと通信を行い、最新バージョンがリリースされているかどうかをチェックします。最新バージョンが利用可能な場合、システムは自動的にインストーラをダウンロードします。ダウンロード中は『ダウンロード』画面が表示されます。ダウンロード完了後、『情報』画面が表示され、アップデート処理を行うために取込送信システムの再起動を促されます。アップデート処理には、取込送信システムの一時的な終了が必要となります。取込送信システムの終了方法は、導入マニュアル(P21 1.5.2)を参照してください。アップデートの確認は1日に1回のみ実行されます。既に確認済みの場合は、『事業所選択』画面が表示されます。アップデート中に問題が発生した場合は、導入マニュアルのトラブルシューティング(P147, P148)を参照してください。特に、インストール先のフォルダが移動されている場合、アップデートに失敗する可能性があります。

アップデート確認中にエラーメッセージが表示される場合があります。 『お使いのパソコンは電子請求受付システムの動作環境を満たしていません。』というメッセージは、システムが動作する最低限の要件を満たしていないことを示します。この場合は、システム要件を確認し、必要であれば環境を改善する必要があります。 『現在起動中の取込送信システムは、インストール先のフォルダから移動されている可能性があるため、アップデートを行うことができません。』というメッセージは、取込送信システムのインストール場所が変更されていることを示します。この場合は、システムを元の場所に戻すか、再インストールが必要となる可能性があります。これらのエラーメッセージが表示された場合は、マニュアルのトラブルシューティングセクション(P147、P148)を参照し、適切な対処法に従って問題を解決してください。エラーが解決しない場合は、ヘルプデスクへお問い合わせください。

アップデート確認後、最新バージョンが利用可能な場合、電子請求受付システムから自動的にインストーラがダウンロードされます。ダウンロード前に、パソコンがシステムの動作環境を満たしているかチェックが行われます。満たしていない場合、エラーメッセージが表示され、ダウンロードは中断されます。インストーラのダウンロード前に、取込送信システムがインストールされた場所から移動されていないかチェックされ、移動されている場合はメッセージが表示されます。ダウンロード途中でキャンセルする場合は、指示に従ってキャンセル処理を実行できます。ダウンロードが完了すると、アップデート処理のために取込送信システムの再起動を促すメッセージが表示されます。アップデート処理は自動で行われないため、手動でインストーラを実行する必要があります。取込送信システムのインストール手順は導入マニュアル(事業所編 3.3)を参照ください。事業所情報の登録件数が0件の場合は、『アップデートの確認』は行われず、『注意』画面が表示されます。

電子請求受付システムの多くの機能、特に請求情報送信、問い合わせ票入力、お知らせ情報の確認には、ログイン認証が必須です。 ログインにはユーザIDとパスワードが必要です。 ユーザIDは、事業所選択画面で指定した事業所番号に対応するIDが自動的に表示されます。ただし、代理人としてシステムを利用する場合や、基準該当事業所（事業所番号の上3桁目が4または8）の場合は、表示されたユーザIDに誤りがないか確認し、必要に応じて修正する必要があります。ログイン画面が表示されない場合は、マニュアル（P14）を参照してください。 認証後30分以内であっても、取込送信システムをログアウトした場合、次回ログイン時には改めて認証が必要となります。これはシステムのセキュリティを強化するための措置です。 正しくないユーザIDやパスワードを入力すると、ログインに失敗し、エラーメッセージが表示されます。正しい情報を入力し直すか、パスワードの有効期限が切れている場合は、パスワードの変更が必要です。 パスワードの有効期限は、前回の変更から180日間です。初めてログインする際もパスワードの変更が必要です。

代理人としてシステムを利用する場合、認証手順に特別な注意が必要です。請求情報送信確認画面で特定のボタンをクリックした場合、ログイン画面による認証を省略することはできません。これは、代理人による不正な操作を防ぐための重要なセキュリティ対策です。 代理人がお知らせ情報を確認する場合、【お知らせ情報】画面の検索条件欄では、事業所番号や請求先国保連合会欄は表示されず、ユーザID欄のみが表示されます。 初期値として表示されている文字列に続けて、電子請求受付システムにログインするための代理人のユーザIDを入力する必要があります。 インターネットに未接続の場合、またはネットワーク機器等の影響で最新のお知らせを取得できなかった場合、前回取得したお知らせが表示される旨のメッセージが表示されます。 常に最新の情報を取得できるよう、ネットワーク接続状況を確認し、必要に応じて接続を確認してください。

電子請求受付システムのログイン画面のユーザID欄には、取込送信システムのログイン時に事業所選択画面で指定した事業所番号に対応するユーザIDが表示されます。 これは、システムがユーザを特定し、適切なアクセス権限を提供するために必要な情報です。 基準該当事業所及び障害児基準該当事業所（請求先が自県）、または代理人として取込送信システムを利用している場合は、表示されているユーザIDに誤りがないか確認し、必要に応じて修正する必要があります。 ユーザID欄にユーザIDが表示されていない場合は、手動で入力する必要があります。 これらの手順に従うことで、システムへの不正アクセスを防ぎ、安全にシステムを利用できます。 常にユーザIDとパスワードの正確性を確認し、適切なセキュリティ対策を講じるようにしてください。

事業所情報は、『事業所情報保守』画面から登録および変更できます。この画面では、事業所の基本情報などを管理します。 事業所情報の登録件数が0件の場合、「アップデートの確認」は行われず、注意画面が表示されます。これは、事業所情報が登録されていない状態では、アップデートの確認が意味をなさないためです。 事業所情報を削除した後、同じ事業所番号で再度登録することは可能です。ただし、削除された請求情報送信履歴などは復元されませんので、注意が必要です。 事業所情報の正確な登録と維持は、システムの正常な動作とデータの信頼性を確保するために不可欠です。 誤った情報や不完全な情報に基づいて請求処理が行われると、請求の遅延やエラーにつながる可能性があります。 そのため、事業所情報の登録と管理には細心の注意を払う必要があります。

請求情報送信はシステムの主要機能です。送信後、請求状況が『完了』状態になるまで、全ての通知書類を取得する必要があります。 通知書類の保管期間は、請求状況が『完了』となってから3ヶ月間です。この期間を過ぎると、通知書類へのアクセスができなくなるため、必要な書類はダウンロードして保存しておくことをお勧めします。 過去の請求情報送信履歴は、『請求情報送信履歴』画面で確認できます。 この画面では、過去の送信状況や結果などを一覧で確認することが可能です。 請求情報送信時にエラーが発生した場合、エラーメッセージが表示されます。 メッセージに従って問題を解決するか、ヘルプデスクへ問い合わせてください。 請求情報送信履歴は重要な情報であるため、必要に応じて定期的に確認し、適切に管理することが重要です。

請求事業所が基準該当事業所（事業所番号の上3桁目が4）または障害児基準該当事業所（事業所番号の上3桁目が8）の場合、請求先国保連合会をプルダウンメニューから選択できます。 これは、事業所の属性に応じて適切な国保連合会を選択できるようにするための機能です。 事業所選択画面の事業所番号欄で指定した事業所番号に対応するユーザIDが表示されます。 基準該当事業所、障害児基準該当事業所（請求先が自県）、または代理人として取込送信システムを利用している場合は、表示されているユーザIDに誤りがないか確認し、必要に応じて修正する必要があります。 ユーザIDの確認は、不正なアクセスやエラーを防止するために非常に重要です。 常に表示されている情報を確認し、必要に応じて修正を行い、システムの正確性とセキュリティを確保してください。 誤ったユーザIDを使用すると、請求処理に支障をきたす可能性があります。

システムは、テスト運用と本番運用の2つのモードで利用できます。テスト運用はテスト請求の際に使用し、本番運用は本番として請求を行う際に使用します。 テスト運用では、実際の請求データとは異なるテストデータを使用してシステムの機能をテストできます。これにより、本番運用開始前にシステムの動作確認や操作練習を行うことができます。本番運用では、実際の請求データを使用して請求処理を行います。 テスト運用と本番運用を明確に区別することで、誤ったデータ送信やシステムエラーのリスクを軽減することができます。 それぞれのモードで適切なデータを使用し、システムを正しく利用することが重要です。 テスト運用時のデータは本番運用には使用できませんので、本番運用前にデータの確認と準備を十分に行う必要があります。

取込送信システムの利用中に問題が発生した場合は、まずマニュアルに記載されているトラブルシューティングの手順を試してください。 トラブルシューティングセクションには、よくある問題とその解決策が記載されています。 記載されている手順を試しても問題が解決しない場合は、電子請求受付システムにログインし、【FAQ】画面の内容を確認してください。 【FAQ】画面には、よくある質問とその回答が掲載されており、問題解決のヒントが得られる可能性があります。 それでも問題が解決しない場合は、ヘルプデスクにお問い合わせください。問い合わせ方法については、マニュアルのP149を参照してください。 ヘルプデスクでは、専門スタッフが問題解決をサポートします。 問い合わせ時には、発生している問題の詳細や、パソコンの環境情報などを伝えることで、より迅速なサポートを受けることができます。

「アップデートの確認」時にエラーメッセージが表示される場合があります。 「お使いのパソコンは電子請求受付システムの動作環境を満たしていません。」というメッセージが表示された場合は、パソコンのスペックがシステムの動作要件を満たしていない可能性があります。 このメッセージが表示された場合は、システムの動作環境要件を確認し、必要なスペックを満たしているか確認してください。 「現在起動中の取込送信システムは、インストール先のフォルダから移動されている可能性があるため、アップデートを行うことができません。」というメッセージが表示された場合は、取込送信システムがインストールされた場所から移動されている可能性があります。 この場合は、システムを元の場所に戻すか、再インストールが必要になる可能性があります。 これらのエラーメッセージの詳細については、マニュアルのトラブルシューティングセクション（P147、P148）を参照してください。

「請求情報取込エラーリスト」の印刷またはPDFファイル保存時に、「特定できないエラーです。」というメッセージが表示された場合は、基本ソフトウェアがインストールされていないか、破損している可能性があります。この場合は、電子請求受付システムから取込送信システムのインストーラをダウンロードし、パソコンに再インストールする必要があります。 「対象のお知らせ情報が更新されています。」というメッセージは、お知らせの添付ファイルをダウンロードする際に、電子請求受付システム側で情報が更新されていることを示します。この場合は、最新の情報を取得する必要があります。 「ログインできませんでした。」というメッセージは、ユーザIDまたはパスワードが間違っていることを示します。正しい情報を入力し直してください。ユーザIDのパスワード有効期限が切れている場合、または初めてログインする場合は、パスワードの変更が必要です。 「サーバと接続できません。」というメッセージは、ファイアウォール設定やネットワーク接続の問題が考えられます。ファイアウォールで電子請求受付システムのプログラムがブロックされている可能性があります。 「サポートソフトウェアがインストールされていません。」というメッセージは、必要なサポートソフトウェアがインストールされていないことを示しています。必要なソフトウェアをインストールする必要があります。これらのエラーメッセージは、システムの動作状況や設定状況によって発生します。各エラーメッセージの内容をよく確認し、指示に従って対処してください。

上記の方法で問題が解決しない場合は、ヘルプデスクへお問い合わせください。 問い合わせ方法については、マニュアル(P149)を参照してください。 ヘルプデスクに問い合わせる際には、発生している問題の詳細をできるだけ具体的に説明してください。 例えば、エラーメッセージの内容、発生した状況、パソコンのOSやバージョンなどの情報があると、問題解決がスムーズに進みます。 システムエラーが発生した場合、エラー画面に表示されているエラー内容を記録しておくと、ヘルプデスクへの問い合わせ時に役立ちます。環境情報やシステムエラー内容の詳細が必要になる場合もあります。 ヘルプデスクは、システムに関する専門的な知識を持つ担当者が対応し、問題解決に向けて適切なサポートを提供します。 必要に応じて、遠隔操作によるサポートを行う場合もあります。